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Gestión de Compras

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Es un módulo integral que a partir de los requerimientos originales, sean automáticos por una exigencia de producción, mínimo stock, o por decisiones estratégicas, cumple con el ciclo total del proceso de abastecimiento finalizando con contabilización de la factura del proveedor. Dispone de un concepto muy sólido en materia de auditoría y de control.

Conceptualmente apunta a la no reutilización de papeles con problemas, manejando en forma sistémica las inconsistencias, siempre dentro de parámetros de seguridad. Está orientado para que el comprador o gestor actúe sobre la excepción y no sobre la rutina.
Complementa la gestión financiera al permitir en todas sus entidades la valorización de lo pendiente en cada una de ellas.

El ciclo de compras dispone de las siguientes características:


Requerimientos y Pedidos:
Como punto inicial del proceso, es requisito determinar la necesidad de abastecimiento por parte de los sectores autorizados.
Los requerimientos se registran por intermedio de un proceso de altas al sistema, o se generan automáticamente si se define un control sobre un punto mínimo en los stocks, o el proceso productivo determina el faltante. Pueden solicitarse materiales cuantificables y servicios.
El proceso continúa con el circuito de aprobaciones con la finalidad de rechazar o autorizar el requerimiento pasando a la segunda fase del proceso, la generación de pedidos.
El agrupamiento de diferentes requerimientos aprobados se transforma en
un pedido listo para ser cotizado por los proveedores homologados.

Cotizaciones:
Una vez autorizados, los pedidos se valorizan por cada oferente o por una historia de precios. A partir de ello y luego del proceso de comparación debe seleccionarse la mejor alternativa para lo cual el sistema ofrece todas las facilidades en cuanto a ordenamiento de datos y reportes. Informes por proveedor y producto, por precios históricos, por precios de lista y cotizados, son algunos de ellos.

Ordenes de Compras:
Las mismas pueden originarse de modo directo, o a partir del ciclo Requerimiento - Pedido - Cotización.
Puede contener productos almacenables o no; los servicios también pueden registrarse y tienen por supuesto un soporte adicional para el seguimiento y control de los mismos.
La emisión de la Orden de Compra se logra una vez cumplimentado un circuito de aprobaciones predefinido.

Recepción de Materiales:
El Remito de Ingreso de mercaderías es el primer comprobante y una vez registrado se cumplimenta la primera etapa en el control de productos adquiridos.
Se validan los ingresos con la órden de compra respectiva, una vez aprobados los materiales se incorporan al stock y el ingreso es registrado en el sistema generando el impacto contable correspondiente. Si ocurren diferencias el proceso se realimenta con nuevos controles.

Facturas de Proveedores:
Ingresadas las mercaderías al stock y cumplimentados los controles de calidad, el sistema permite la registración de la factura de proveedor, la cual también es consistida con los remitos y con la órden de compra que originó la transacción comercial.
Cualquier diferencia dará lugar al proceso de realimentación y la alternativa de registrar otros comprobantes como notas de crédito o débito.
El ingreso de cualquier documento durante esta etapa del proceso genera el impacto contable en forma automática en el módulo de Gestión de Administración, registrando adicionalmente todo lo inherente al tema impositivo.

Control de Auditoría:
El sistema en todas su etapas registra, en combinación con el módulo de Seguridad, datos que ordenados pueden ser utilizados para seguimiento y control de operaciones.

Consultas de Gestión y Gerenciales:
Muy amplia es la gama de informes interactivos que dispone el módulo de Gestión de Compras.
Reportes dependientes de entrega por fecha y plazo, estado de productos, estadísticas de compras por proveedor, por producto, últimas compras efectuadas, etc, son algunos de los reportes más importantes.
Esta funcionalidad se potencia con el Sistema Dinámico de Información Ejecutiva, cuya integración con MS Excel* adiciona la facilidad de uso de las herramientas Microsoft*.

*MS Excel y Microsoft son marcas registradas de Microsoft Corporation

 

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